четвер, 5 квітня 2012 р.

Реалізація функцій контролю у Тернопільській міській раді


Контроль за виконанням рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, протокольних доручень сесії та виконавчого комітету, письмових доручень голови і доручень, даних на нарадах при міському голові, які створені у день підписання або затвердження, починається з реєстрації їх у день надходження  у журналі вхідної документації  та внесенням їх у комп’ютерну базу даних. 
 Одночасно на першій сторінці, на нижньому правому полі документа, справа ставиться реєстраційний штамп з присвоєнням порядкового номера і зазначенням дати надходження документа,  про взяття документа на контроль – на лівому полі першої сторінки документа, зверху пишеться слово «Контроль» або літера «К». Реєстрація (як у журналі так і у компютерній базі даних проводиться в межах груп у залежності від назви документа, його автора і змісту. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи документів (рішення міської ради та виконавчого комітету, розпорядження міського голови, протокольні доручень сесії та виконавчого комітету, письмові доручення голови та доручення, дані на нарадах при міському голові), що реєструються і потім вкладаючи їх у контрольну картку формуються у папки згідно номенклатури справ.
Номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що створюються в структурних підрозділах. Це обовязковий документ управлінь (відділів) апарату управління, за яким здійснюється облік і формування справ.
Номенклатура справ складається на кожний діловодний рік для встановлення єдиної системи формування справ за їх змістом та різновидом, для здійснення відбору документів на державне зберігання.До номенклатури справ включають усі справи і документи, що відображають документовані ділянки роботи та окремі питання діяльності відповідного структурного підрозділу. За своєчасне та якісне складання номенклатури справ та їх перегляд відповідає завідувач сектором контролю.
Найменування справ у номенклатурі повинно бути в стислій формі, конкретно відображати склад і зміст документів, що мають групуватись у справах. Основною частиною найменування справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться, а також вид документа (розпорядження, рішення, протокольне доручення, доручення тощо).
Кожна справа, включена до номенклатури, має свій індекс, який складається з індексу управління (відділу) і порядкового номера справи в межах відділу. Зокрема: 03.4-12, де 03- індекс управління; 4-індекс відділу; 12-порядковий номер справи. Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому додається до індексу. Строки зберігання справ визначаються згідно з Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів місцевого самоврядування.
Після закінчення ділового року номенклатура справ обовязково закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорію фактично заведених справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом начальник управління (відділу).
Формування справ - це групування виконаних документів у справі відповідно до номенклатури справ. Під час формування справ потрібно дотримуватись таких правил: групувати у справи тільки оригінали, а в разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії, не допускати включення до справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або їх поєднанні.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
Важливим завданням є забезпечення схоронності справ, яку забезпечують керівники структурних підрозділів, а справи зберігаються у робочих кімнатах або у спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальної комп’ютерної програми Excel. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
   Але на даний час не реалізований режим роботи в мережі, що не дозволяє організувати декілька робочих місць для паралельного доступу до бази даних документів. Немає можливості ознайомитись зі змістом документа для забезпечення контролю за якістю його виконання, контроль здійснюється лише за дотриманням термінів. А потік документів, що спрямовується до міської ради органами державної влади вищого рівня та контрольними документами, виданими самою міською радою досить значний,  не знижуються вимоги до підготовки відповідних інформацій, терміни інколи є вкрай обмежені. Наприклад, за результатами аналізу документообігу контрольних документів за 2011 рік встановлено, що кількість документів, які перебували на контролі та інформації щодо їх виконання у 2011 втричі більша ніж у попередні роки.
Так протягом 2011 року на контроль поступило 3592 документів, з яких 3127 – власні контрольні документи та 465 – документи інших органів державної влади (ОДА – 412, Обласна рада – 38, КМУ – 14). Даний показник на 2040 або у 3 рази більший ніж за 2010 рік.
         Загалом протягом звітного періоду із врахуванням документів, що перебувають на контролі з попередніх років, сектором контролю відслідковувалось виконання 3756 документів. На виконання даних документів поступило 4859 інформацій, що на 3605, або у три ризи більше ніж у цьому періоді 2010 року.
         Підготовлено 28 рішень та розпоряджень міського голови про зняття з контролю виконаних документів, що на 60% більше ніж у 2010 році. Даними рішеннями та розпорядженнями знято з контролю 275 рішень на розпоряджень міського голови, що у 3,5 рази більше ніж у 2010 році.
         За звітний період сектором контролю підготовлено та направлено виконавцям 2117 нагадувань про терміни виконання контрольних документів, що на 1158 або у 2,5 рази більше ніж у 2010 році.
І досі зберігається тенденція щодо збільшення власних контрольних документів. Так з початку 2012 року на контроль поступило 388 документів, що на 210 більше ніж у 2011 року та на 291 – ніж  у 2010 році. Також з початку 2012 р. опрацьовано 547 інформації на виконання контрольних документів, що на 202 більше за відповідний період 2011 року та на 366 більше за відповідний період 2010 року (таблиця 2.1).
Таблиця 2.1
Порівняльна таблиця документообігу власних контрольних документів станом на лютий місяць 2012 року (за 2010-2012 роки)[1]
                 Рік
Зміст
2010
2011
2012
Поступило на контроль документів
97
178
388
Опрацьовано інформацій про виконання
181
342
547

Виходячи з цього збільшується навантаження на двох штатних працівників, котрі не можуть забезпечити належного виконання повноважень, як свідчить практика, не мають можливостей здійснювати якісний контроль, а лише кількісний. На наш погляд штатна чисельність сектору контролю є недостатньою. Назріла потреба  мати сектор діловодного контролю та сектор моніторингу й організації перевірок, або хоча б по – одній особі, яка б відповідала за ці ділянки роботи.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (рішенні міської ради та виконавчого комітету, розпорядженні міського голови, протокольних дорученнях сесії та виконавчого комітету, письмових дорученнях голови та доручень, даних на нарадах при міському голові ), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома відділами, відповідальним за організацію виконання є виконавець, який зазначений перший у резолюції. Він організовує виконання доручення і подає на розгляд керівництву повністю виконаний документ з візами усіх виконавців. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку терміну виконання. Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства [72].
Терміни виконання можуть бути встановлені актами законодавства або зазначені у самому документі.  У сектор контролю Тернопільської міської ради надходять документи із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі , резолюції керівника або встановлені актами законодавства. В роботі з контрольними документами дотримуються таких вимог щодо термінів їх виконання:
- виконання контрольних документів без встановлених у тексті термінів – 1 місяць з дня прийняття документа;
- надання інформації на виконання контрольних документів органів вищого рівня – за 3 дні до вказаного терміну;
- виконання актів прокурорського реагування: приписів – негайно, протестів – не пізніше 10 днів, подання - не пізніше місячного терміну за підписом міського голови;
- виконання запитів і звернень народних депутатів: запитів – не пізніше 15 днів, звернень – не пізніше 10 днів. Слід зазначити, що надання відповіді депутату є обов»язковою. У випадку, коли вирішення питання вимагає більш тривалого виконання, депутату надається проміжна відповідь, а остаточна – не пізніше, ніж у місячний термін;
- виконання урядових документів з грифом «терміново» - 7 робочих днів від дня підписання документа;
- виконання інформаційних запитів – до 5 днів;
- виконання телеграм, факсів, в яких порушуються питання термінового вирішення – до 2 днів.
При виконанні контрольних документів, що надійшли в міську раду, перелічені терміни встановлюються, починаючи з дати реєстрації документа. Ці вимоги відносяться до виконання документів в цілому, незалежно від часу поступлення їх до безпосередніх виконавців.
Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, або посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, що подається не пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого строку,  якщо в процесі виконання з’ясувалося, що вкластися у встановлений строк неможливо. Якщо цього не зробити, документ вважається невиконаним у строк.  а щодо документа без зазначеного строку – до 30-денного строку від дати його одержання. Припинити виконання документів або відмінити їх виконання має право лише вища в порядку підпорядкування організація, організація — автор документа і орган державного нагляду.
З надходженням терміну виконання контрольних документів (рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, протокольних доручень сесії та виконавчого комітету, письмових доручень голови та доручень, даних на нарадах при міському голові) у сектор контролю  структурними підрозділами Тернопільської міської ради подаються інформації про стан їх виконання. Етапи проходження і порядок розгляду даних інформацій про виконання контрольних документів, подані у таблиці 2.2.
Таблиця 2.2
Етапи проходження і порядок розгляду інформацій про виконання контрольних документів [2]
1 етап
Приймання документа (інформації про виконання контрольних документів)

1. Інформація про виконання рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, протокольних доручень сесії та виконавчого комітету, доручень голови та доручень, даних на нарадах при міському голові.
2 етап
Первинна обробка

1.  Перевірка чіткості письмових відповідей, правильності оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів, наявність: необхідних підписів на документі та додатках, віз на копії документа, що залишається у справі. Неправильні і нечіткі інформації передаються у структурний підрозділ, що відповідає за виконання даного контрольного документа.
2.  Реєстрація інформацій у журналі вхідної документації з присвоєнням номера і дати реєстрації з проставленням штампу, який фіксує факт і дату одержання.
3.  Внесення даних про виконання контрольних документів у електронній базі.
4.  Прикріплення відповідного документа до інформаціі (рішення міської ради та виконавчого комітету, розпорядження міського голови, протокольного доручення сесії та виконавчого комітету, доручення голови та доручення, даного на нараді при голові), при потребі попередня інформація.
5.  Надання інформацій на розгляд міському голові та його заступникам згідно розподілу обов’язків з сортуванням їх по відповідних папках.
3 етап
Розгляд документів міським головою або заступниками міського голови

6.        Секретар особисто переглядає і підписує розсилку. Залишає міському голові або його заступнику папку з документами.
7.        Результати розгляду документів  відображаються в резолюції.
8.        Повернення документів у сектор контролю та документообігу.
4 етап
Робота спеціаліста по контролю з документами.

9.        Перегляд повернутих документів, сортування їх за ступенем розгляду.

10.    Документи завізовані заступниками міського голови передаються для візування їх міським головою, а розглянуті міським головою опрацьовуються.

11.    Перенесення резолюції міського голови в електронну базу та у журнал вхідної документації і передача інформації, при потребі, у структурні підрозділи.

12.    Зазначення в електронній базі даних про: перенесення терміну виконання документів, пропозицій про зняття з контролю.

13.    Архівування виконаних або перенесених документів у папки: розпоряджень міського голови, протокольних доручень (міського голови та виконавчого комітету, міської ради), доручень міського голови, рішень (виконавчого комітету, міської ради.
14.    Підготовка розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради про зняття з контролю виконаних документів.

Завідувач та головний спеціаліст сектора контролю для забезпечення оперативного виконання контрольних документів щопонеділка узагальнюють і доповідають міському голові  про наслідки виконання взятих на контроль документів, подаючи зведену інформацію (приклад, таблиця 2.3).
Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік — не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року — не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць — кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами. Виконавцю надсилається паперове повідомлення про планову дату виконання документа.
 Таблиця 2.3

Стан виконання контрольних документів

на 23. 04. 2012 року (невиконані)[3]

Назва структурного підрозділу
Рішення
МВК
Роз-ня міськ. голови
Протокдоруч-ня
МВК
Ріш-ня м.р.
Проток.доруч-ня м.р.
Проток. доруч-ня нарад при голові
Доруч-ня голови

Всьо
Го
Управління містобуд.  та архітектур. комплексу


4

2


6

Управління транспорту та звязку
1

2


3

6
УЖКГ

3
2


8
2
15

Інспекція по роботі з правоохорн. органами

1



1
1
3

Відділ шляхів УЖКГ

1



1

2

Відділ використання земельних ресурсів





1

1

Разом:
1
5
8
-
2
14
3
33


Усім структурним підрозділам міської ради щотижнево готуються письмові нагадування-попередження про: закінчення строків виконання контрольних документів виконавцям, про наближення термінів виконання, відомості про перенесення строків виконання, тощо виводяться на друкарський пристрiй (принтер).
Видруковані нагадування реєструються у журналі вихідної інформації та розсилаються відповідальним секретарям-діловодам, які контролюють стан виконання документів у структурних підрозділах міської ради
Після виконання документи знімаються з контролю.  Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. Зняти документ з контролю може тільки та відповідальна особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і у журналі робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться у контрольну картку. Виконані розпорядження міського голови знімаються з контролю розпорядженням міського голови, рішення та протокольні доручення виконавчого комітету – рішенням виконавчого комітету, рішення та протокольні доручення міської ради – рішенням міської ради, які готує завідувач сектором контролю і подає на затвердження. Після чого  виконані контрольні документи знімаються у комп’ютерній базі з висвітленням графи «знято з контролю» і архівуються . Архів документів – це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше . Крім власне зберігання документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їх пошук.
Закінчені справи здаються до архіву. Підготовка документів до передачі в архів передбачає: експертизу цінності документа; оформлення справи; складання списків справ; передачу справ до архіву і забезпечення схоронності документів.
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання і відбору їх на державне зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого строків зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах міської ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву установи, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
З метою підвищення виконавської дисципліни та ефективності роботи по виконанню указів та доручень Президента України, законів України, постанов Кабінету Міністрів України та розпоряджень і доручень голови Тернопільської міської ради з питань соціально-економічного розвитку, міський голова за окремим графіком проводить співбесіди з усіма керівниками структурних підрозділів. При цьому заслуховуються їх пропозиції, а також кожному даються конкретні доручення, виконання яких ставиться на контроль. Для забезпечення належного контролю та виконавської дисципліни в управліннях і відділах, підвищення персональної відповідальності керівників усіх рівнів управлінням організаційно-виконавчої роботи та сектором контролю проводяться навчально-методичні семінари-практикуми для посадових осіб структурних підрозділів. (проводяться із зміною міського голови і реорганізації структурних підрозділів). Однією з умов ефективної контрольної діяльності міської ради є забезпечення відкритості та оперативності інформування населення про результати перевірок стану виконання директивних документів. Цій меті послуговується Web-сторінка Тернопільської міської ради, де щоквартально подаються матеріали про стан контролю за результатами перевірок.
Найважливішою особливістю контролю є те, що він повинен бути всеохоплюючим. Кожен керівник, незалежно від свого рангу повинен здійснювати функцію контролю, як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків. Контроль - це фундаментальний елемент процесу управління і ні один із елементів управлінського циклу не можна розглядати без зв'язку із контролем.
Ефективний контроль повинен відображати пріоритети організації, тобто повинен носити стратегічний характер. При контролі обов'язкове підтримання стратегічних спрямувань організації.
Кінцева мета контролю у міській раді полягає в тому, щоб успішно вирішити завдання, які стоять перед організацією, а не лише зібрати інформацію, встановити стандарти і виявити проблеми. Контроль вважається ефективним тоді, якщо організація фактично досягає наміченої мети і  стратегії.



[1] Примітка. Складено за матеріалами міської ради
 2 Примітка. Складено за даними міської ради
[3]Примітка. Складено за матеріалами міської ради


Валентина Ханас, слухачка магістратури ТНЕУ

Немає коментарів:

Дописати коментар